RFP360: Nastajajoča tehnologija za odstranjevanje bolečin iz RFP-jev

RFP360

Celotno kariero sem preživel v prodaji in trženju programske opreme. Motil sem se, da bi prinesel vroče potencialne stranke, pospešil prodajni cikel in dobil ponudbe - kar pomeni, da sem investiral na stotine ur svojega življenja, razmišljam, delam in se odzivam na RFP - nujno zlo, ko gre za zmago v novem poslu. .

RFP-ji so se vedno počutili kot neprekinjeno lovljenje papirja - bedno počasen postopek, ki je neizogibno zahteval iskanje odgovorov pri upravljanju izdelkov, vodenje sporov s pravnimi organi, odpravljanje težav z IT in potrjevanje številk s financami. Tisti, ki so seznanjeni, vedo - seznam se lahko nadaljuje. Strokovnjaki za trženje, prodajo in poslovni razvoj nešteto ur neučinkovito pregledujejo prejšnje odgovore na ponavljajoča se vprašanja, lovijo odgovore na nova vprašanja, preverjajo informacije in vedno znova iščejo odobritve. Postopek je zapleten, dolgotrajen in obremenjuje vire katere koli organizacije. 

Kljub hitremu tehnološkemu razvoju se je postopek RFP za številna podjetja zelo malo spremenil od mojih izkušenj na začetku moje kariere pred več kot desetletjem. Skupine za trženje še vedno uporabljajo ročne postopke za sestavljanje predlogov, pri čemer uporabljajo odgovore iz katerega koli števila virov, ki so morda v Excelovih preglednicah, skupnih Googlovih dokumentih in celo e-poštnih arhivih.

Kljub temu pa si ne le močno želimo, da bi bil postopek RFP učinkovitejši, industrija to začenja zahtevati, kar pomeni, da nastajajoča programska oprema izjemno vpliva na krajino RFP.

Prednosti programske opreme RFP

Poleg tega, da je gradnja RFP manj boleča; vzpostavitev hitrega, ponovljivega postopka za RFP lahko neposredno vpliva na prihodek. Tu vstopi nastajajoča tehnologija RFP.

Programska oprema RFP centralizira in katalizira pogosta vprašanja in odgovore v knjižnici vsebin. Večina teh rešitev temelji na oblaku in podpira sodelovanje v realnem času med vodji predlogov, strokovnjaki za vsebino in odobravalci na ravni izvršnih direktorjev.

Še posebej, RFP360 uporabnikom omogoča hitro: 

  • Shranite, poiščite in ponovno uporabite vsebino z bazo znanja po meri
  • Sodelujte s sodelavci pri isti različici posameznega dokumenta
  • Dodelite vprašanja, spremljajte napredek in avtomatizirajte opomnike
  • Avtomatizirajte odgovore z umetno inteligenco, ki prepozna vprašanja in izbere pravilen odgovor
  • Dostopite do baze znanja in z vtičniki delajte na predlogih v Wordu, Excelu in Chromu.

Namizni odzivnik

Kot rezultat, uporabniki a RFP360Rešitve za upravljanje predlogov poročajo, da so lahko dramatično zmanjšali skupni odzivni čas, povečali število RFP-jev, ki jih lahko izpolnijo, in hkrati izboljšali skupno stopnjo zmag.

Letos smo se odzvali na 85 odstotkov več RFP-jev kot lani, stopnjo napredovanja pa smo povečali za 9 odstotkov.

Erica Clausen-Lee, direktorica strategije za InfoMart

S hitrejšimi odzivi boste imeli več splošnih priložnosti za zagotavljanje doslednih, natančnih in učinkovitih odzivov, za katere je verjetneje, da bodo zmagali v poslu.

Povečajte skladnost RFP

Z uporabo baze znanja platforme lahko uporabniki zlahka shranjujejo, organizirajo, iščejo in ponovno uporabljajo pretekle vsebine predlogov, kar jim daje prednost pri odzivih RFP. Centralizirano središče za vsebino predlogov preprečuje, da bi vaša ekipa prepisovala obstoječe odgovore, kar vam omogoča zbiranje podatkov in shranjevanje najboljših odgovorov za prihodnjo uporabo.

Zavedamo se, da je naše znanje varno in dosledno. Ni nas treba skrbeti, da bomo izgubili strokovno znanje in izkušnje MSP, če nekdo zapusti ali si vzame dopust. Ne porabljamo ur, da bi lovili prejšnje odgovore in poskušali ugotoviti, kdo kaj počne, ker so vsa vprašanja in odgovori tam v RFP360.

Beverly Blakely Jones iz National Geographic Learning | Študija primera Cengage

Izboljšajte natančnost RFP 

Napačne ali zastarele odgovore je težko ujeti, tudi za najbolj izkušenega člana ekipe. V povezavi s pogostim rokom hitrega obračanja na RFP obstaja tveganje za napačne informacijske spojine. Na žalost so netočne informacije lahko tudi zelo drage, saj vas lahko stanejo samega posla, ki ga želite opravljati. Napačen odziv RFP lahko privede do izključitve iz obravnave, daljših pogajanj, zamud pri sklepanju pogodb ali še hujšega.

Programska oprema RFP, ki temelji na oblaku, to težavo odpravlja tako, da ekipam omogoča, da kadar koli posodobijo svoje odgovore od koder koli z zaupanjem, da vedo, da se sprememba odraža v celotnem sistemu.

Na primer, ta vrsta funkcionalnosti je odlično orodje za pogoste posodobitve izdelka ali storitve, ki jih je treba vključiti v standardni odziv. V številnih primerih se morajo ekipe, ki se soočajo s tovrstnimi spremembami, prebiti skozi celotno organizacijsko shemo, da se zagotovi, da se posodobitve sprejmejo institucionalno, nato pa spremljajo vsakega člana, da zagotovijo, da je bil narejen na posamezni ravni, hkrati pa dvakrat preverjajo vsak predlog Pojdi ven. Izčrpavajoče.

Programska oprema RFP, ki temelji na oblaku, upravlja te spremembe za celotno podjetje in služi kot enotna klirinška hiša za razvijajoče se vsebine.

Izboljšajte učinkovitost RFP

Največja korist programske opreme RFP je, kako hitro se izboljša učinkovitost - čas, potreben za izdelavo RFP s tovrstno tehnologijo, je po svoje primerljiv z razliko med vožnjo od obale do obale in letenjem. Številne programske rešitve RFP, vključno z RFP360, temeljijo tudi na oblaku, kar omogoča hitro uvajanje, kar pomeni, da so rezultati skoraj takojšnji.

Čas do vrednosti (TtV) je ideja, da obstaja ura, ki spremlja, kako dolgo traja stranka od podpisane pogodbe do trenutka "ah-ha", ko popolnoma razume vrednost in odkrije potencial programske opreme. Pri programski opremi RFP se ta trenutek običajno zgodi nekaj tednov po podpisu pogodbe, ko uporabnik sodeluje s skupino za izkušnje strank na svojem prvem RFP. Standardni odgovori in prvi predlog se naložijo v sistem, nato pa ah-ha moment - programska oprema prepozna vprašanja in vstavi pravilne odgovore, ki v povprečju izpolnijo približno 60 do 70 odstotkov RFP - v trenutku. 

Ugotovili smo, da je bil vmesnik RFP360 najbolj intuitiven in enostaven za uporabo. Za nas je obstajala zelo minimalna krivulja učenja in je omogočila, da se je naša uspešnost skoraj takoj povečala.

Emily Tippins, prodajna skrbnica podjetja Swish Maintenance | Študija primera

Razvoj postopka RFP daje uporabnikom čas, da se osredotočijo na strateške pobude na višji ravni. 

Vsekakor smo postali bolj učinkoviti. RFP360 nam je vrnil čas in nam omogočil, da resnično izberemo svoje projekte. Nismo več besen. Lahko globoko vdihnemo, se osredotočimo na strateško usmerjenost in se prepričamo, da izberemo prave projekte in zagotovimo kakovostne odgovore.

Brandon Fyffe, sodelavec za poslovni razvoj pri CareHere

RFP tehnologija mora imeti

  • Posel, ki presega RFP - Programska oprema za odzive ni namenjena samo RFP-jem, lahko tudi upravljate zahteve za informacije (RFI), vprašalnike o varnosti in skrbnosti (DDQ), zahteve za kvalifikacije (RFQ) in še več. Tehnologijo lahko uporabimo za katero koli vrsto standardiziranega vprašanja in odgovora s ponovljivimi odgovori.
  • Najboljša uporabnost in podpora v svojem razredu - Vsi, ki delajo na RFP-jih, niso super uporabniki. RFP zahtevajo prispevke številnih oddelkov in strokovnjakov za področje z različnimi stopnjami tehnične usposobljenosti. Izberite enostavno in intuitivno rešitev z odlično podporo strankam.
  • Izkušnje in stabilnost - Kot pri katerem koli ponudniku tehnologije SaaS lahko tudi od svoje RFP tehnologije pričakujete redne posodobitve in izboljšave, vendar se prepričajte, da ima podjetje izkušnje z zagotavljanjem resnično uporabnih funkcij, na katere lahko računate.
  • Baza znanja  - Vsaka rešitev RFP mora vsebovati središče vsebine, ki jo je mogoče iskati, ki vašim uporabnikom omogoča enostavno sodelovanje in posodabljanje odgovorov, ki so jim dodeljeni. Poiščite rešitev, ki bo z uporabo umetne inteligence ujemala pogosta vprašanja in njihove odgovore.
  • Inteligentni vtičniki in integracije - RFP tehnologija bi morala sodelovati s programi, ki jih uporabljate. Poiščite vtičnike, ki vam omogočajo uporabo baze znanja, medtem ko delate na odzivu v programih, kot sta Word ali Excel. Programska oprema se mora integrirati tudi s ključnimi CRM in aplikacijami za produktivnost, da brezhibno podpira vaše obstoječe procese RFP.

Zapravite manj časa in osvojite več RFP-jev

RFP-ji pomenijo zmago. Zasnovani so tako, da kupcu pomagajo, da se odloči, kdo je najboljši, in hitreje ko dokažete, da vaše podjetje ustreza računu, tem bolje. Programska oprema RFP pospeši vaš postopek, da vas hitreje upošteva, zapre več poslov in vam ponudi še več možnosti za zmago.

Ko se marketinške ekipe še bolj uskladijo in sodelujejo pri prihodkovnih operacijah, postane tehnologija RFP še pomembnejša za postopek. Povpraševanje po hitrih RFP odzivih ne mine. Zato ne čakajte, da ne boste več zdržali, da sprejmete tehnologijo, ki vam prihrani čas pri RFP-jih. Vaši tekmeci zagotovo ne bodo.

Zahtevajte predstavitev RFP360

Kaj menite?

Ta stran uporablja Akismet za zmanjšanje nezaželene pošte. Preberite, kako se vaš komentar obravnava.