Standardizacija naslovov 101: koristi, metode in nasveti

Standardizacija naslovov 101: koristi, metode in nasveti

Kdaj ste nazadnje našli, da so vsi naslovi na vašem seznamu v isti obliki in so bili brez napak? Nikoli, kajne?

Kljub vsem korakom, ki jih lahko sprejme vaše podjetje za zmanjšanje napak v podatkih, so težave s kakovostjo podatkov – kot so napačno črkovanje, manjkajoča polja ali presledki – zaradi ročnega vnosa podatkov neizogibni. Pravzaprav je profesor Raymond R. Panko v svoji objavljen prispevek poudaril, da se lahko napake podatkov v preglednicah, zlasti pri majhnih naborih podatkov, gibljejo med 18 % in 40 %.  

Za boj proti tej težavi je lahko standardizacija naslovov odlična rešitev. Ta objava poudarja, kako lahko podjetja izkoristijo standardizacijo podatkov ter katere metode in nasvete bi morali upoštevati, da bi dosegli želene rezultate.

Kaj je standardizacija naslovov?

Standardizacija naslovov ali normalizacija naslovov je postopek identifikacije in oblikovanja naslovnih zapisov v skladu s priznanimi standardi poštnih storitev, kot je določeno v verodostojni bazi podatkov, kot je Poštna služba Združenih držav Amerike (USPS).

Večina naslovov ne sledi standardu USPS, ki opredeljuje standardizirani naslov kot tistega, ki je v celoti napisan, skrajšan s standardnimi okrajšavami poštne službe ali kot je prikazano v trenutni datoteki poštne službe ZIP+4.

Standardi poštnega naslova

Standardizacija naslovov postane nujna potreba za podjetja, ki imajo vnose naslovov z neskladnimi ali različnimi oblikami zaradi manjkajočih podrobnosti naslova (npr. kode ZIP+4 in ZIP+6) ali ločil, velikih in velikih črk, presledkov in črkovalnih napak. Primer tega je naveden spodaj:

Standardizirani poštni naslovi

Kot je razvidno iz tabele, imajo vsi podatki o naslovu eno ali več napak in nobena ne ustreza zahtevanim smernicam USPS.

Standardizacija naslovov se ne sme zamenjevati z ujemanjem naslovov in preverjanjem naslova. Čeprav obstajajo podobni, veljavnost naslova pomeni preverjanje, ali je zapis naslova skladen z obstoječim zapisom naslova v bazi podatkov USPS. Po drugi strani je ujemanje naslovov ujemanje dveh podobnih naslovnih podatkov, da se ugotovi, ali se nanaša na isto entiteto ali ne.

Prednosti standardizacije naslovov

Poleg očitnih razlogov za čiščenje anomalij podatkov lahko standardiziranje naslovov podjetjem nudi vrsto koristi. Tej vključujejo:

  • Prihranite čas pri preverjanju naslovov: brez standardiziranja naslovov ni mogoče sumiti, ali je seznam naslovov, uporabljen za akcijo direktne pošte, točen ali ne, razen če so e-poštna sporočila vrnjena ali niso prejeli odgovorov. Z normalizacijo različnih naslovov lahko osebje prihrani veliko delovnih ur, tako da osebje pregleda na stotine poštnih naslovov za natančnost.
  • Zmanjšajte stroške pošiljanja: Oglaševalske akcije z neposredno pošto lahko vodijo do napačnih ali napačnih naslovov, kar lahko povzroči težave z obračunavanjem in pošiljanjem v kampanjah z neposredno pošto. Standardiziranje naslovov za izboljšanje doslednosti podatkov lahko zmanjša vrnjeno ali nedostavljeno pošto, kar ima za posledico višjo stopnjo odgovora na neposredno pošto.
  • Odstranite podvojene naslove: različni formati in naslovi z napakami lahko povzročijo pošiljanje dvakrat več e-poštnih sporočil stikom, kar lahko zmanjša zadovoljstvo strank in podobo blagovne znamke. Čiščenje seznamov naslovov lahko vašemu podjetju pomaga prihraniti zapravljene stroške dostave.

Kako standardizirati naslove?

Vsaka dejavnost normalizacije naslova mora ustrezati smernicam USPS, da bi bila vredna truda. Z uporabo podatkov, označenih v tabeli 1, je tukaj prikazano, kako bodo podatki o naslovu prikazani po normalizaciji.

Pred in po standardizaciji naslovov

Standardizacija naslovov vključuje postopek v 4 korakih. To vključuje:

  1. Uvozni naslovi: zbrati vse naslove iz več virov podatkov – kot so Excelove preglednice, baze podatkov SQL itd. – na en list.
  2. Podatki profila za pregled napak: izvedite profiliranje podatkov, da razumete obseg in vrsto napak, ki so prisotne na vašem seznamu naslovov. To vam lahko da grobo predstavo o možnih problematičnih področjih, ki jih je treba odpraviti, preden izvedete kakršno koli standardizacijo.  
  3. Počistite napake v skladu s smernicami USPS: Ko so odkrite vse napake, lahko počistite naslove in jih standardizirate v skladu s smernicami USPS.
  4. Prepoznajte in odstranite podvojene naslove: za identifikacijo podvojenih naslovov lahko iščete dvojno štetje v svoji preglednici ali zbirki podatkov ali uporabite natančno oz. mehko ujemanje za odstranitev vnosov.

Metode standardizacije naslovov

Obstajata dva različna pristopa k normalizaciji naslovov na vašem seznamu. Tej vključujejo:

Ročni skripti in orodja

Uporabniki lahko ročno poiščejo skripte za zagon in dodatke za normalizacijo naslovov iz knjižnic prek različnih

  1. Programski jeziki: Python, JavaScript ali R vam lahko omogočijo zagon mehkega ujemanja naslovov za prepoznavanje nenatančnih ujemanja naslovov in uporabo standardizacijskih pravil po meri, ki ustrezajo vašim lastnim naslovnim podatkom.
  2. Repozitoriji kodiranja: GitHub ponuja predloge kod in USPS API integracijo, ki jo lahko uporabite za preverjanje in normalizacijo naslovov.  
  3. Vmesniki za programiranje aplikacij: Storitve tretjih oseb, ki jih je mogoče integrirati prek API za razčlenitev, standardizacijo in preverjanje poštnih naslovov.
  4. Orodja, ki temeljijo na Excelu: dodatki in rešitve, kot so YAddress, AddressDoctor Excel Plugin ali excel VBA Master, vam lahko pomagajo razčleniti in standardizirati vaše naslove v vaših podatkovnih nizih.

Nekaj ​​prednosti tega potovanja je, da je poceni in lahko hitro normalizira podatke za majhne nabore podatkov. Vendar pa lahko uporaba takšnih skriptov razpade več kot nekaj tisoč zapisov in zato niso primerni za zelo velike nabore podatkov ali tiste, ki so razpršeni po različnih virih.

Programska oprema za preverjanje naslova

Za normalizacijo podatkov se lahko uporablja tudi programska oprema za preverjanje in normalizacijo naslovov, ki je že pripravljena. Običajno so takšna orodja opremljena s posebnimi komponentami za preverjanje veljavnosti naslovov – kot je integrirana baza podatkov USPS – in imajo že pripravljene komponente za profiliranje in čiščenje podatkov skupaj z algoritmi mehkega ujemanja za standardizacijo naslovov v obsegu.

Pomembno je tudi, da ima programska oprema CASS certificiranje od USPS in izpolnjuje zahtevani prag natančnosti v smislu:

  • 5-mestno kodiranje – uporaba manjkajoče ali napačne 5-mestne poštne številke.
  • ZIP+4 kodiranje – uporaba manjkajoče ali napačne 4-mestne kode.
  • Kazalnik dostave v stanovanje (RDI) – ugotavljanje, ali je naslov bivalni ali poslovni.
  • Potrditev mesta dostave (DPV) – ugotavljanje, ali je naslov dobavljiv do številke apartmaja ali stanovanja.
  • Izboljšana pot (eLOT) – zaporedna številka, ki označuje prvo dostavo, opravljeno v dodatnem območju znotraj poti prevoznika, naraščajoča/padajoča koda pa označuje približen vrstni red dostave znotraj zaporedne številke. 
  • Povezava sistema za pretvorbo naslovov, ki jih je mogoče najti (LACSLlink) – avtomatiziran način pridobivanja novih naslovov za lokalne občine, ki so uvedle sistem za klic v sili 911.
  • SuiteLink® strankam omogoča zagotavljanje izboljšane informacije o naslavljanju podjetij z dodajanjem znanih sekundarnih (zbirnih) informacij poslovnim naslovom, kar bo omogočilo zaporedje dostave USPS, kjer sicer ne bi bilo mogoče.
  • In več…

Glavne prednosti so enostavnost, s katero lahko preveri in standardizira podatke o naslovih, shranjenih v različnih sistemih, vključno s CRM-ji, RDBM-ji in repozitoriji, ki temeljijo na Hadoop-u, ter podatki geokodiranja, da dobijo vrednosti dolžine in zemljepisne širine.

Kar zadeva omejitve, lahko takšna orodja stanejo veliko več kot ročne metode normalizacije naslovov.

Katera metoda je boljša?

Izbira prave metode za izboljšanje seznamov naslovov je v celoti odvisna od obsega vaših naslovnih zapisov, tehnološkega sklada in časovnice projekta.

Če je vaš seznam naslovov manj kot recimo pet tisoč zapisov, je lahko boljša možnost, da ga standardizirate prek Pythona ali JavaScripta. Če pa je doseganje enega vira resnice za naslove z uporabo podatkov, razpršenih v več virih v pravočasnem času, nujna potreba, je lahko boljša možnost programska oprema za standardizacijo naslovov s certifikatom CASS.